Aunque existen en el mercado multitud de sistemas de gestión documental orientados a PYMES, una mirada más detallada a las funcionalidades de los mismos revela que suelen estar orientados al manejo de información electrónica, descuidando o directamente ignorando los archivos físicos. Existe un grupo de sistemas de gestión documental denominado EDRMS (Electronic Documents and Records Management Systems). Estos sistemas gestionan no solo documentos sino también registros a lo largo de su ciclo de vida, incluyendo su eliminación. Muchos de ellos contemplan los registros físicos, manejando ubicaciones mediante metadatos y/o generando códigos de barras o etiquetas. Una lista de ellos: CALM, Cimage, Dexmar, Documentum, Fabasoft suite, FileNet, Hummingbird, IBM RM, Interwoven Worksite, LiveLink, Objective 7, SAP RM, Stellent, TRIM, Vignette, Wisdom... Sin duda alguno de ellos ofrece la solución más completa, pero se trata generalmente de aplicaciones corporativas de alto coste, concebidas para organizaciones de cierto tamaño.
Existen alternativas que aunque no ofrezcan todas las características deseadas, pueden satisfacer en gran medida necesidades de menor entidad.
Alfresco es un sistema de gestión de contenidos de código abierto concebido para uso empresarial. Incluye repositorio de contenidos y gestión de documentos, correo electrónico e imágenes. La versión 2.0 ha añadido funcionalidades dedicadas al ciclo de vida de los documentos. Posee un Interfaz CIFS que proporciona compatibilidad con los sistemas de ficheros de Microsoft Windows. Ha sido desarrollado por un equipo de expertos que incluyen al cofundador de Documentum e ingenieros de aquel proyecto y de Interwoven, Oracle y Vignette. Se distribuye mediante la GNU General Public License. Con versiones para Microsoft Windows y Linux, posee características interesantes, como un Extractor automático de metadatos normalizados para documentos de MS-Office y PDF, Soporte Dublín Core, metadatos preformulados mediante plantillas y definiciones que cumplen con la norma DOD 5015.2 (requisitos del Departamento de Defensa de EEUU), Cambio del ciclo de vida automatizado para manejar las fechas de retención y la disposición del documento y Políticas de retención, archivo, eliminación y disposición usando reglas y procesos automatizados.
Existen alternativas que aunque no ofrezcan todas las características deseadas, pueden satisfacer en gran medida necesidades de menor entidad.
Alfresco es un sistema de gestión de contenidos de código abierto concebido para uso empresarial. Incluye repositorio de contenidos y gestión de documentos, correo electrónico e imágenes. La versión 2.0 ha añadido funcionalidades dedicadas al ciclo de vida de los documentos. Posee un Interfaz CIFS que proporciona compatibilidad con los sistemas de ficheros de Microsoft Windows. Ha sido desarrollado por un equipo de expertos que incluyen al cofundador de Documentum e ingenieros de aquel proyecto y de Interwoven, Oracle y Vignette. Se distribuye mediante la GNU General Public License. Con versiones para Microsoft Windows y Linux, posee características interesantes, como un Extractor automático de metadatos normalizados para documentos de MS-Office y PDF, Soporte Dublín Core, metadatos preformulados mediante plantillas y definiciones que cumplen con la norma DOD 5015.2 (requisitos del Departamento de Defensa de EEUU), Cambio del ciclo de vida automatizado para manejar las fechas de retención y la disposición del documento y Políticas de retención, archivo, eliminación y disposición usando reglas y procesos automatizados.
